Wie man seine Daten in Outlook von Windows aus exportiert/importiert

Procédure

Einführung

In dieser Dokumentation gehen wir ausführlich auf die verschiedenen Methoden und Werkzeuge ein, die zum Importieren von Daten in Outlook sowie zum Exportieren von Daten aus Outlook an andere Ziele oder zur Sicherung zur Verfügung stehen. Egal, ob Sie auf eine neue Outlook-Instanz migrieren möchten oder Ihre entscheidenden Informationen sichern müssen, diese Dokumentation führt Sie Schritt für Schritt durch die Prozesse, mit klaren Erklärungen und praktischen Tipps, um Ihre Benutzererfahrung zu optimieren.

I. Voraussetzungen

• Microsoft Outlook mindestens Version 16 (bitte lesen Sie Teil II, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Version Sie haben).
• Eine Microsoft-E-Mail-Adresse oder eine andere in Outlook eingerichtete Adresse.
• Eine LWS-E-Mail-Adresse.

II. Überprüfung der Outlook-Version

1. Starten Sie die Anwendung Outlook.

2. Gehen Sie zu "Datei".

3. Klicken Sie im neuen Fenster auf "Office-Konto".

4. Klicken Sie auf "Über Outlook".

5. In dem erscheinenden Fenster müssen Sie die Version überprüfen. In diesem Beispiel wird die Version wie folgt angezeigt: (Version XXXX Build 16.0.XXXXX.XXXXX) 64-Bit. Unser Hauptanliegen ist es, zu bestätigen, dass die Build-Nummer tatsächlich 16.0 lautet.

III. Konfiguration von Outlook

Um eine vollständige E-Mail-Adresse zu exportieren, ist es entscheidend, sicherzustellen, dass die Daten nicht im Cache gespeichert sind. Wenn diese Funktion aktiviert ist, lädt Outlook die E-Mails nur auf Anfrage herunter, was dazu führen kann, dass der Export aufgrund des Alters der Adresse oder der Datenmenge unvollständig ist. Somit ist es zwingend notwendig, den Cache zu deaktivieren, um einen vollständigen Export aller E-Mails zu gewährleisten.

Um zu überprüfen, ob diese Option aktiv ist, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Datei".

2. Unter "Informationen" klicken Sie auf "Kontoeinstellungen" und dann auf "Kontoeinstellungen...".

3. Im neuen Fenster doppelklicken Sie bitte auf die betreffende E-Mail-Adresse, hier werden wir für unser Beispiel lws@testmaillws.onmicrosoft.com anvisieren.

4. Hier müssen Sie darauf achten, dass das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist. Wenn dies der Fall ist, können Sie bereits alle Ihre E-Mails exportieren, die sich auf dem Remote-Server befinden. Wenn das Kästchen deaktiviert ist, klicken Sie auf "Weiter" und dann auf "Fertig".

5. Verlassen Sie alle Fenster und starten Sie die Outlook-Software neu.

IV. Export

Wir können nun mit dem Export unserer Daten beginnen. Zunächst bitte ich Sie, die Outlook-Anwendung aufzurufen, dann können wir die Kontakte sowie die E-Mails exportieren.

Um mit unseren Exporten zu beginnen, befolgen Sie bitte diese Schritte:

1. Klicken Sie auf "Datei" und dann auf "Öffnen und Exportieren".

2. Klicken Sie dann auf "Importieren/Exportieren". Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie "Daten in eine Datei exportieren" auswählen und dann auf "Weiter" klicken müssen.

3. Auf der nächsten Seite wählen Sie "Outlook Datendatei (.pst)" und klicken dann auf "Weiter".

4. Wählen Sie nun den "Posteingang" der gewünschten E-Mail-Adresse oder die gesamte Adresse, je nachdem, was Sie benötigen, und klicken Sie auf "Weiter".

5. Im neuen Fenster müssen Sie das Zielverzeichnis mithilfe der Schaltfläche "Durchsuchen" auswählen, den Ort, an dem die Datei gespeichert werden soll, sowie den Namen der Datei auswählen, dann bestätigen und auf "Fertigstellen" klicken.

6. In einem neuen Fenster werden Sie gefragt, ob Sie ein Passwort eingeben möchten, um die Datei zu schützen. Es steht Ihnen frei, ein Passwort einzugeben oder nicht, und Sie bestätigen mit "OK".

V. Import

Von nun an werden wir die Schritte durchführen, die mit dem Import in ein anderes Outlook oder eine andere Adresse im selben Outlook verbunden sind.
Gehen Sie zunächst in die Outlook-Anwendung und befolgen Sie die folgenden Schritte:

1. Folgen Sie den Schritten, die im Abschnitt "Export" in den Schritten 1 und 2 genannt werden, bis Sie zu diesem Fenster gelangen und wählen Sie "Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren", dann klicken Sie auf "Weiter".

2. Anschließend wählen Sie "Outlook-Datendatei (.pst)" und klicken auf "Weiter".

3. Wählen Sie die Importdatei aus, indem Sie auf "Durchsuchen" klicken. Achten Sie darauf, dass das Feld "Duplikate durch importierte Elemente ersetzen" angekreuzt ist und klicken Sie auf "Weiter".

4. In diesem letzten Fenster müssen Sie "Unterordner einbeziehen" ankreuzen, wenn dies nicht der Fall ist, und dann die Elemente in denselben Ordner importieren in: die von der Migration des Inhalts betroffene E-Mail-Adresse, dann auf "Fertig stellen" klicken.

5. Sie können feststellen, dass der Import erfolgreich war, indem Sie zu der E-Mail-Adresse gehen, die von dem Import betroffen ist.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dieser umfassende Leitfaden zum Importieren und Exportieren von Daten in Outlook für Windows einen klaren und detaillierten Ansatz für die Prozesse bietet, die Sie benötigen, um Ihre entscheidenden Informationen effizient zu migrieren oder zu sichern. Anhand von Schritt-für-Schritt-Anleitungen und praktischen Tipps deckt dieses Dokument alle Aspekte ab, von der Überprüfung der Outlook-Version bis hin zur Handhabung der exportierten und importierten Dateien.